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小议火电建设工程的档案管理
信息类别:研究院      发布时间:2015/2/4      浏览量:60

  摘要:2003年初,本项目启动,工程管理的档案管理工作使人们容易忽视的工作之一,但本工程从小组职责的划分,岗位的确定,最终到归档范围的明确,有力保证了项目档案管理工作的顺利进行,最终为整体项目通过档案验收打下了坚实的基础,本文分享一些做法,对类似项目的管理、建设可以起到启发或借鉴的作用。

  关键词:工程建设 档案管理

  1、 本工程背景及工程管理部简介

  该工程是在原来2x300MW工程的基础上进行扩建,设计为2x300MW燃煤火力发电机组,同步建设湿法脱硫装置,总投资为25亿元,2003年年初启动并在本年完成前期工作,包括初步设计审查和主设备招标等工作,在2006年实现机组的“双投”。

  工程管理部是该发电有限公司的项目责任部门,成立之初,公司将部门的性质定义为“负责牵头、组织、控制和协调该工程的建设工作”,随着工程前期准备、土建施工、安装调试的进行,该工程组织机构比较高效,满足公司赋予对工程基建的牵头、组织、控制和协调工作。

  工程的管理主要采用“小业主、大监理”的基建模式,依靠监理公司进行“四控制(进度、安全、质量、投资控制)两管理(合同、信息管理)一协调(协调业主和施工单位之间的关系)”来进行工程的基建管理工作。

  工程管理部初期约20人左右,下设4个组,分别是土建施工组(负责工程的土建施工)、安装组(负责工程设备的安装)、设备组(负责工程设备、材料的招标和催交)、综合计划组(负责工程的计划、安全、质量、投资、档案及综合事务的管理)。该项目的档案管理工作由综合计划组分管。

  2、本工程档案管理工作

  工程部综合组负责本期工程的档案管理,从公司层面上看,人员配置从原来公司档案室抽调一名懂档案管理的专业人员,再配备两名资料员,共同完成本期工程的档案工作,计划在该工程结束后,档案和管理人员一起移交公司档案室,这种模式有利于档案的管理,从头管到尾,完全负责到底,不进行中间或竣工交接,是档案管理工作延续性、完整性得到了较好的体现。

  在工程部,档案管理工作主要定位如下:

  (1)、负责本工程图纸、资料的编制、归档工作(包括书面资料和电子版存档);

  (2)、负责本工程文件、报告、记录的收、发、整理、编号等工作,保证文件资料的完整、准确及有效运用;

  (3)、处理本工程来往电子邮件、传真、信函,保证信息的及时传达;

  (4)、编制部门内的管理制度,如考勤、请假、差旅、会议、报告、文件、资料管理等规章制度;

  (5)、负责工程部网页的管理、信息发布,日常维护工作;

  (6)、负责部门办公用品的管理工作,如复印机、传真机、投影仪、照相机等管理及日常维护工作;

  (7) 、完成部门经理交办的其他工作及部门内部的服务工作。

  3、火电建设工程档案材料归档范围(内容)

  由于火电工程的周期长、项目复杂、承包单位多样等原因,档案管理工作比较复杂,按有关标准、要求特别对本工程档案归档范围进行要求,具体如下:

  3.1、工程前期及管理文件

  初步可研、项目建议书及项目评估、批复、可行性研究报告及批复、环境预测、调查报告、设计基础材料。工程管理文件包括项目征、租地文件,合同文件,招投标文件,环保、消防、卫生等协议、文件,工程费用、物资管理文件,往来函件,工程会议文件及其它管理文件等。

  3.2、设计文件

  设计文件包括初步设计、技术设计、施工图设计、设计计算书、关键技术试验、施工组织设计等。

  3.3、施工文件

  施工文件包括土建施工文件、设备及管线安装施工文件、电气、仪表安装施工文件等。

  (1)土建施工文件应包括:开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要;施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺;原材料及构件出厂证明、质量鉴定;建筑材料试验报告;设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批;施工定位测量、地质勘察和地基允许承载力复查报告;施工记记录、日记、大事记;隐蔽工程验收记录;工程记录及测试、沉降、位移、变形观测记录、事故处理报告;分项、分部、单位工程质量检查、评定;交工验收记录证明;施工总结、技术总结;竣工报告、竣工验收报告等。

  (2)设备及管线安装施工文件包括:开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要;施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施;设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批;焊接试验的记录、报告及施工检验、探伤记录;隐蔽工程检查验收记录;强度、密闭性试验报告;设备调试记录;施工安装记录、安装质量的检查和评定、事故处理报告;系统调试、试验记录;管线清洗、通水、消毒记录;管线标高、位置、坡度测量记录;中间交工验收记录证明、工程质量评定;竣工报告、竣工验收报告。

  (3)电气、仪表安装施工文件包括:质保文件,施工组织总设计,施工组织专业设计,施工措施(作业指导书),施工进度计划(一、二、三级),原材料、半成品、成品出厂质量合格证明,到货后工地抽检报告,开、停、复工报告,施工图纸交底及会审记录,各种施工试验报告,施工质量验收计划,验收记录,工程质量评定表,不符合项报告,监理提交的文件,工程联系单,各种施工生产协调会议纪要,工程旬报、月报、月度计划,工程日志,工程大事记,工程总结,安全文件,培训资料,分步试运计划、方案、记录,整套启动试运计划、方案、记录,竣工验收资料,竣工移交资料,性能测试,环保测试资料,工程达标验收资料,外事管理资料等。

  3.4、工艺、设备文件

  指工艺说明、规程、路线、试验、技术总结;由各设备供应商提供的设计图纸,安装、维护、运行说明书及计算书,工厂调试试验方案、记录,设备监造,设计联络会资料,设备发运资料(发运通知、提单、设备装船、装箱清单、设备原产地证明、设备出厂验收合格证),设备现场保管说明书,质保文件,设备供应商的工作进度报告,设备技术规范书,设备开箱验收资料,设备缺陷记录,设备设计变更,设备竣工图,设备生产进度计划,设备工地维护保养记录,领用记录等。

  3.5、竣工文件

  项目竣工验收报告;全部竣工图;项目质量评审材料;工程验收会议决议文件等。

  3.6、生产技术准备、试生产文件

  指技术准备计划;试生产管理、技术责任制;开停车方案;设备试车、验收、运转、维护记录;试生产产品质量鉴定报告;安全操作规程、事故分析报告;运行记录;技术培训材料;产品技术参数、性能、图纸;工业卫生、劳动保护材料等。

  火电工程建设档案指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的、应当归档保存的材料,如图表、图纸、计算书、声像材料等,是工程建设全过程的真实反映,而这一管理工作更重要的在前期策划,前期的重视和有目的的策划工作是保证后期验收工作的基础,从本项目最终档案验收结果看,非常顺利通过竣工档案验收工作。而工程竣工档案资料是其中必备验收条件之一,从总体项目评价看,该工程档案验收应该是比较成功的典范。

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